Portfolio for JIRA: 5 способов стать мастером планирования

14 июля 2016

 Даже когда ваши команды работают оперативно и слаженно, потребность в предварительном планировании всё равно остаётся. В любом случае, довольно сложно балансировать между ежедневным выполнением спринтов и дополнительной нагрузкой, возникающей в связи с планированием следующих шагов проекта.

Зная, что именно в программном обеспечении JIRA Software команды планируют свою ежедневную работу, компания Atlassian разработала Portfolio for JIRA, чтобы позволить всем пользователям JIRA выстраивать планы максимально быстро и комфортно. В этой статье мы покажем вам, как можно интегрировать общий план проекта в планирование спринтов, оставаясь в курсе всех действий вашей команды, улучшать навыки своих сотрудников и прорабатывать все возможные сценарии развития событий.

Смешивайте глобальные планы с конкретными спринтами

Для достижения целей компании, ежедневная работа вашей команды должна совпадать с глобальными планами, поставленными руководством. Как бы то ни было, общий план на проект зачастую значительно отличается от списка задач конкретной команды, так как оба этих объекта созданы с помощью различных инструментов, и, даже после их объединения, зачастую продолжают действовать по прежним сценариям. В результате Вы тратите массу времени на переключение между списками отслеживание выполнения плана определёнными командами, отслеживание новых спринтов и обновления общей структуры глобального плана. Многое из выше перечисленного нужно делать оперативно и к сожалению, иногда вручную.

Согласитесь, что было бы не плохо, если бы глобальный план проекта был подключён напрямую к JIRA Software вашей команды и обновлялся в режиме реального времени. Portfolio for JIRA оперативно подключается к рабочим процессам ваших команд, собирает всю необходимую для анализа и развития информацию, а затем выдаёт вам план, расписание и прогноз дальнейших действий каждой из ваших групп.

Каким образом Portfolio for JIRA  приспосабливается к изменению в расписании?

Хорошо, что вы спросили об этом. И так, есть три основных пункта: Приоритетность + Оценка + Загруженность команды = Расписание.

В порядке приоритетности, указывайте задания, которые нужно выполнить как можно быстрее. Затем следуют релизы, к примеру: Вы хотите, чтобы некая функция «B» появилась в версии 1.0, функция «C», появилась в версии 1.5, а функция A», в любое другое время. В таком случае, главным приоритетом является функция «B», за ней следует функция «С», а возможность «А» вовсе не является обязательной. И всё это верно до тех пор, пока вы не принимаете в учёт зависимости: к примеру, «B» невозможно разработать без готовой «А». Теперь же, логичным будет следующий порядок «А», «B», «C». Всё просто. А может где-то указана более ранняя дата старта проекта? А может кто-то ушёл в отпуск и теперь эффективность снизилась? Или функция «B» требует особых навыков, которыми обладают лишь некоторые члены команды? Все эти замедляющие факторы учитываются в расписании автоматически, так что вам не придётся больше делать это вручную.

Теперь, когда у вас есть реальный чёткий глобальный план, как вы будете планировать спринты? Благодаря тому, что в Portfolio for JIRA ваши команды постоянно контактируют друг с другом, Вы можете определить, чем заполнить следующий спринт, а также выбрать задание для вашей команды из полного списка срочных спринтов. Это отличная возможность для того, чтобы вы могли обсудить и спрогнозировать выполнение спринтов определённой командой.

Оставайтесь в курсе приоритетов

Есть вещи, который ваш список приоритетов просто не может содержать – и зависимости являются одной из них. Даже когда продуктивность и темпы работы находятся на высоком уровне, зависимости могут мешать вашим командам выполнять задания с наивысшими приоритетами. Если вы создадите ссылку на все ваши релизы в JIRA Software, програмное обеспечение PortfolioforJIRA может автоматически интегрировать их в расписание.

К примеру, если выполнение релиза «А», невозможно без выполнения релиза «B», то релиз «B» будет автоматически размещён выше в расписании. Это значит, что ваша команда будет выполнять все действия в правильном порядке, и не будет тратить время на расстановку приоритетов и отслеживание зависимостей.

В расписании, созданном PortfolioforJIRA, релизы, которые создают зависимости помечены маркером, кликнув по которому Вы можете просмотреть зависящие от него релизы. Если вы добавили или изменили взаимосвязи в PortfolioforJIRA, вы всегда сможете отравить данные об этом в JIRA Software.

Максимально используйте умения вашей команды

В идеальной команде, любой сотрудник способен выполнить любую задачу, что делает планирование простым и гибким (а работа продолжается даже в случае отсутствия одного или нескольких членов команды). В реальности, подобное встречается крайне редко. Иногда вам нужно убедиться, что определённые сотрудники наверняка способны справится с поставленными задачами, чтобы планирование оставалось чётким, а также ради избегания различного рода нестыковок и задержек.

В Portfolio for JIRA, Вы можете указывать умения ваших сотрудников, чтобы иметь возможность создать более точное и надёжное расписание. Графа «Умения» находится в свойствах аккаунта и указывают на способности, которыми должны обладать сотрудники для выполнения определённой задачи – например, чтобы отвечать на отзывы покупателей, Вам могут понадобиться навыки не только менеджеров, занимающихся продажей конкретного продукта, но и ваших дизайнеров или технических специалистов. После того, как вы единожды выдвинули требования к умениям в Portfolio for JIRA, вы получаете возможность регулярно указывать способности, обязательные для выполнения задания, чтобы быстро находить сотрудников с подходящими для него навыками. В результате Portfolio for JIRA начнёт самостоятельно распределять задания, исходя из профессиональных навыков сотрудников, что позволит автоматически производить поиск необходимых специалистов, а также распределять (добавлять или убирать) специалистов между проектами исходя из того где они наиболее нужны.

Проигрывайте все возможные сценарии

В следующий раз, когда Вы будете на встрече со своими инвесторами, а они спросят: «Почему мы не добавили возможность X в последующий релиз?» или «Почему мы должны тратить на проект целый месяц, а не неделю?», Вы можете продемонстрировать им все возможные сценарии развития событий (включая конкретные цели, изменения даты релиза и так далее). Возможные сценарии позволяют вам проще общаться с инвесторами, а также выставлять реальные требования по срокам выполнения глобального плана для подчинённых. Благодаря тому, что все данные Portfolio for JIRA находятся в постоянной интеграции с JIRA Software, у вас всегда будут актуальная информация о продуктивности работы ваших команд, и Вы сможете принимать решения основываясь на ней.

Создайте информационный центр, основанный на самообслуживании

Вас уже утомили вопросами типа «Какой у нас план?» или «Каким образом отследить продвижение?» Устали присылать всем обновления статусов? Теперь у вас есть единый источник информации, так что вы можете отсылать нужную информацию незамедлительно. Отделение отчётов в Portfolio содержит разветвлённую систему отчётов для инвесторов, и для членов вашей команды, таких как данные о прогрессе в стратегически важных частях глобального плана, а также объединённую информацию о всех релизах и планируемых датах выпусков. Быстро получить Portfolio for JIRA и начать эффективную работу, Вы можете, обратившись в компанию Софтлист.

Больше нет потребности в ручном сборе данных об прогрессе и статусах проекта – просто посоветуйте членам команды или инвесторам заглянуть в план, расположенный в Portfolio. Если вы не хотите, чтобы другие участники проекта могли вносить изменения в разработанный вами план, предоставьте его им в режиме «для чтения».